Что такое интранет, и как его разработать

 

Внутренний интранет-портал часто путают с корпоративным сайтом. В реальности это два совершенно разных инструмента. Рассмотрим, что представляет собой внутренний портал компании, для чего он необходим, в чем его плюсы и минусы, а также как проходит процесс его разработки.

Что такое внутренний интранет-портал (примеры)

Корпоративный интранет портал (intranet) — это не просто сайт, а целая система, которая включает различные продукты, позволяющие решать задачи конкретной компании. Например, корпоративная сеть интранет может включать систему обработки документов, ERP, таск-менеджер и др.

Такой портал объединяет в себе функционал файлового хранилища, соцсети и информационного сайта. Но главные задачи, которые он решает, это

1. Обеспечение удобной коллективной работы сотрудников компании;
2. Обеспечение максимально эффективной внутренней коммуникации между сотрудниками.

Например, для результативного и грамотного решения этих задач intranet-портал может включать такие «подсистемы»:

• корпоративные документы (устав компании, структура, инструкции);
• информацию о сотрудниках (контакты, должности, достижения);
• обновляемые данные (распоряжения, приказы, объявления);
• единую базу данных с шаблонами, справочной информацией, архивами;
• инструментарий для общения (опросы, форумы, анкеты);
• корпоративные механизмы (проекты, задачи, заявки на покупку оргтехники) и т. д.

Практика показала, что технология интранет способна эффективно решать рабочие вопросы, касающиеся контроля выполнения сотрудниками их задач, анализа работы компании, автоматизации бизнес-процессов, взаимодействия с потребителями и т.д.

Зачем нужен intranet-портал

Разработка интранет-портала — важный шаг для компаний, которые имеют в штате удаленных работников. Так как интранет для сотрудников позволяет полностью отказаться от бумажных документов. Разумеется, если в компании трудится всего несколько человек, разработка intranet-портала будет неоправданной.

Поэтому внедрять интранет, например, рекомендуется в случаях, когда:

1. Необходимо оптимизировать рабочее время. Работники могут тратить много времени на поиски необходимой информации, ее обработки, взаимодействия с работниками других подразделений и т. д.
2. Появляется необходимость сделать работу сотрудников более эффективной. С помощью интранета все сотрудники будут в курсе текущих корпоративных событий, смогут пользоваться общей базой данных, лучше взаимодействовать с другими филиалами.
3. Нужно повысить контроль и управляемость компании. С интранетом работа всех подразделений и каждого сотрудника станет наиболее прозрачной, можно будет эффективнее контролировать занятость работников.
4. Возникает необходимость в сжатые сроки повысить эффективность всего бизнеса в рамках управленческих решений. Интранет поможет оптимизировать основные бизнес-процессы, что, в свою очередь, может привести к увеличению дохода компании и повышению ее конкурентоспособности.
5. Решение создать интранет также станет оптимальным и для тех компаний, в которых остро стоит вопрос скорейшей адаптации либо обучения работников.

Преимущества и недостатки создания интранета для сотрудников компании

Главные преимущества создания интранета для сотрудников компании заключаются в возможности

• упростить и автоматизировать рабочие процессы;
• наладить процессы обучения персонала;
• сократить временные затраты на работу с документами.

Среди недостатков интранет-портала, например, можно выделить

• риск возникновения у сотрудников ощущения давления и контроля со стороны руководства компании.
• необходимость адаптации сотрудников к системе, что может занять время.

Процесс разработки интранет-портала

Процесс разработки и внедрения технологии интранет можно разделить на следующие шаги:

1. Сбор требований и планирование проекта. На этом шаге определяются основные цели проекта, собираются данные от всех лиц, которые заинтересованы в создании интранета для сотрудников компании.
2. Формирование информационной архитектуры интранет-портала. Структурирование всей собранной на предыдущем шаге информации. Процесс подразумевает сбор и предоставление данных в том виде, в котором они будут показаны пользователям. Информационная архитектура позволяет ускорить поиск данных таким образом, чтобы они были доступны в несколько кликов.
3. Оптимизация бизнес-процессов. Основные функции интранет-портала позволяют сформировать не просто базу данных, но и автоматизировать наиболее ресурсоёмкие корпоративные процессы.
4. Формирование дизайна интранета. В данном случае дизайн подразумевает не только графическую составляющую, но и предоставление пользователям максимально удобного доступа к информации. Разработка и реализация дизайна интранет-портала выполняется параллельно с программистами, работающими над структурой платформы.
5. Наполнение платформы информацией. Здесь необходимо внести нужные документы и данные в систему так, чтобы информацией было удобно пользоваться тем сотрудникам, которые будут с ней взаимодействовать. Также можно настроить уровни доступа к информации для каждого сотрудника.
6. Продвижение проекта среди работников, их обучение. Этап подразумевает составление писем с оповещением о запуске интранета и их рассылку всем работникам.

Функции интранет-портала

Основная цель разработки intranet-портала — формирование единого информационного пространства для компании. Среди главных функций интранет-портала можно выделить:

• Управление документами. Интранет позволяет упростить работу с файлами для сотрудников предприятия.
• Корпоративный календарь. Полезный модуль, который позволяет предоставлять работникам компании информацию о предстоящих корпоративных событиях.
• Автоматизация бизнес-процессов. При помощи intranet-портала можно автоматизировать рутинные процессы, такие как распределение среди сотрудников задач, утверждение документации и др.
• Виртуальный информационный стенд. Инструмент позволяет удобно хранить и предоставлять важную информацию сотрудникам компании.
• Организационная схема. Предоставляет работникам компании информацию о том, кто и за что отвечает.
• Планирование, учет времени. Интранет повышает показатели дисциплины среди работников, помогает эффективнее оценивать затраты времени на решение определенных задач.

Выводы

1. Интранет-портал позволяет наладить бизнес-процессы, сделать коммуникацию между сотрудниками более комфортной.
2. Такое решение открывает широкие возможности в плане социализации и общения между работниками.
3. Собственный интранет-портал поможет усилить контроль за качеством выполненной работы и оптимизировать действия сотрудников,  достигнув более высокой эффективности.